9 korakov, kako napisati poslovni mail kot profesionalec

Enostavno in brez pisanja dolgih ter kompliciranih stavkov
Ključne besede:
   mail    pisanje    profesionalno    način    enostavno    pismo    služba    intervju    sestanek

Pisanje mailov ni najlažje, sploh, ko gre za pisanje poslovnih. Velikokrat se nam zalomi že pri tem, ko ne najdemo pravega stavka, ki bi povedal točno tisto, kar želimo naslovniku sporočiti. Kreatorka in ilustratorka Dani Donovan je našla način, kako najbolj enostavno napisati mail in dodala nekaj stavkov, ki jih je dobro uporabiti, da izpadete čimbolj profesionalno. 

 

Primeri stavkov, ki jih je dobro uporabiti v poslovnem mailu so:

 

Če niste pravočasno odgovorili na mail ne napišite: ''Opravičujem se za zamudo,'' ampak raje uporabite stavek: ''Hvala za vašo potrpežljivost''.

 

Če želite sestanek prilagoditi vašemu času, ne sprašujte osebo, kdaj odgovarja njej, ampak ji sami od sebe ponudite termin, ki bi vam ustrezal: ''Ali vam odgovarja ob 16. uri?''

 

Če želite, da vas sogovornik smatra za osebo, na katero se lahko zanese, napišite: ''Vedno vam z veseljem pomagam,'' in se izogibajte stavku: ''Brez problema!''

 

Ko ugotovite, da imate boljšo idejo od sogovornika, mu nikar ne napišite: ''Mislim, da bi bilo bolje, če ...'' ampak raje ostanite nevtralni in govorite v dvojini, da vključite še sogovornika: ''Morda bi bilo bolje, če bi midva ...''

 

Ko morate razložiti neko bolj komplicirano situacijo, se nikar ne mučite s predolgim mailom, za katerega boste porabili ure in ure, ampak se raje dogovorite za sestanek v živo ali če res ne gre v živo, vsaj preko telefona. V napisanem lahko storite ogromno napak in situacijo predstavite drugače, kot ste si zamislil.

 

Če niste čisto prepričani, da je osebi, kateri ste poslali mail vse jasno, je nikar ne sprašujte: ''A ste vse razumeli?'' ampak raje napišite: ''Za dodatna vprašanja sem vam na voljo''.

 

Če oseba zamuja s pomembnim odgovorom ali neko nalogo, ji ne napišite: ''Samo preverjam, če je vse v redu,'' kajti s tem tudi sami delujete nesigurno in ne veste točno kaj si želite. Napišite ji bolj direktno: ''Kdaj lahko pričakujem najnovejše informacije?''

 

Če se v nečem zmotite, nikar ne napišite: ''Opravičujem se, to je moja napaka!'' ampak se raje pohvalite: ''Prilagam vam popravljene stvari in javite mi, če je treba še kaj urediti''.

 

V situacijah, ko bi radi prej zapustili sestanek ali nek pogovor, ne sprašujte med sestankom, če lahko greste, temveč raje že na začetku najavite, da boste morali prej oditi. Tako boste zveneli bolj prepričljivo.